Первичная документация – это основа бухгалтерского учёта. Договоры, счета, чеки, накладные и прочие документы, подтверждающие покупку или продажу товаров, оказание услуг, а вместе с этим и движение средств через компанию – всё это и есть «первичка». Та самая «первичка», которой в первую очередь и любопытствует налоговая инспекция при проверках. Поэтому и не только создание, обработка и хранение первичной бухгалтерской документации не терпит небрежности. Последствия этого могут быть катастрофическими.
Любой первичный документ, как документ подтверждающий совершение сделки, должен быть составлен непосредственно в момент её совершения. При этом точность и достоверность информации в документе важна покупателю, несущему расходы, больше, чем продавцу, но, как правило, документ составляет как раз поставщик. Поэтому взгляд под лупой никогда лишним не будет. Лучше сделать все идеально сразу, чем потом безуспешно отбиваться от налоговой.
Сколько же надо хранить первичную бухгалтерскую документацию? Когда же можно делать из накладных самолётики или устраивать корпоративный чемпионат по оригами? Закон «О бухгалтерском учёте» говорит об этом прямо – первичная бухгалтерская документация должна хранится пять лет! Если кому-то неподвластно для восприятия такое большое число, то пять – это четыре плюс один или, например, три плюс два. Последняя сумма имеет концептуальное значение, так как она развенчивает некоторый стереотип о трёхлетнем сроке давности. Налоговая может (более того – имеет право) «вспомнить» о Вашей «первичке» и позже. Не будет её, «первички», штрафные санкции быстро заставят запомнить и закон, и цифру пять, и того налогового инспектора, который дал простую науку.
В каком виде предъявляется «первичка» налоговикам при проверке? Допустимы ли сканы? Можно было бы сказать, что последний вопрос – спорный. Однако спорит здесь, в первую очередь, Министерство финансов само с собой, периодически давая жизнь письмам с несколько противоречивой в отношении сканов информацией. В свою очередь, налоговая инспекция при выездной проверке имеет право затребовать оригинал первичного документа и надеяться на то, что фискалы не воспользуются этим правом или примут в оправдание отсутствия какие-либо объяснения, по крайней мере, глупо. Так что, храните оригиналы также трепетно, как свои детские фотографии, и знайте, что, утилизируя какой-либо «малолетний» чек, вы возможно выбрасываете и деньги.
О первичной бухгалтерской документации можно говорить бесконечно долго – нюансов, связанных с её оформлением, обработкой и хранением и не описанных в учебниках, вполне для этого достаточно. Однако делать сейчас мы этого не будем, а просто предложим Вам упростить свою жизнь и передать бухгалтерский учёт Вашей компании в ведение «Бизнес Доп». Наша команда освободит Вас от бухгалтерской рутины, причём сделает это так, что Вы с удовольствием будете рекомендовать услуги «Бизнес Доп» своим партнёрам.
«Бизнес Доп» – это оптимальное решение бухгалтерского учёта для Вашей компании!
С нами Вы станете первыми!